3 Fungsi Utama Purchase Order dan Contoh Dokumennya - Fauziah Rachmawati | Pendidik dan Penulis

Breaking

Iklan

Selasa, 20 Desember 2022

3 Fungsi Utama Purchase Order dan Contoh Dokumennya

3 Fungsi Utama Purchase Order dan Contoh Dokumennya

Transaksi dalam bisnis bisa saja semakin dipermudah dengan hadirnya digitalisasi, tapi keberadaan dokumen seperti purchase order masih memainkan peranan penting. Hal ini karena keberadaan dokumen satu ini dapat mengakomodasi kepentingan penjual dan pembeli dalam proses transaksi.

Namun, sebenarnya apakah fungsi purchase order hanya sekadar untuk memperjelas detail pesanan yang dilakukan saja? Tentu saja tidak, agar Anda semakin mengerti lebih jauh tentang fungsi dari dokumen PO, mari simak di bawah ini!

Fungsi Purchase Order

Di atas kita sudah sedikit membahas bahwa purchase order mampu mengakomodir detail pesanan dari pembeli dan penjual. Fungsi dari dokumen itu tidak sampai situ saja, ada beberapa fungsi lainnya, seperti berikut ini:

1. Meminimalkan Terjadinya Kekeliruan dalam Pemesanan

Tidak jarang proses pemesanan dilakukan secara berkala atau secara mendadak. Hal ini tentu rawan sekali terjadi human error, nah di sinilah fungsi dari purchase order sebagai dokumen yang dapat digunakan untuk melakukan pengecekan silang pada barang yang masuk dalam transaksi.

Anda dapat melakukan pengecekan ulang dengan menghubungi pihak lawan transaksi untuk memastikan kembali bahwa semua pesanan sudah lengkap tidak ada kurang atau kelebihan dan sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.

2. Mengurangi Risiko Pesanan Ganda

Pada bagian produksi, sering kali pemesanan dilakukan oleh orang yang berbeda. Ketika proses pemesanan Anda sudah memanfaatkan teknologi yang dapat mengotomatisasi, maka berkas PO akan langsung masuk dalam riwayat transaksi.

Detail transaksi ini bisa menjadi acuan dalam pengadaan barang atau penjualan, sehingga tidak ada transaksi ganda yang terjadi atas satu pesanan yang sama. Selain itu, status pesanan juga akan jelas, apakah sudah disetujui, dikirim, atau dibatalkan.

3. Pengecekan Status Pesanan

Fungsi ketiga dari purchase order adalah dapat digunakan untuk mengecek status pesanan. Status yang disematkan pada PO yang sudah masuk akan memiliki informasi yang jelas, sehingga pihak-pihak yang berkepentingan bisa menggunakan data yang ada untuk berbagai keperluan.

Riwayat transaksi yang jelas juga memudahkan bagian produksi untuk melakukan dokumentasi dari transaksi yang terjadi dalam periode waktu tertentu.

Contoh Bentuk Dokumen Purchase Order

Di dalam dokumen purchase order, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dimasukkan untuk memperjelas informasi terkait pemesanan, seperti berikut ini:

  1. Tuliskanlah nama kedua perusahaan secara jelas
  2. Berikan detail kontak kedua belah pihak, mulai dari alamat, nomor telepon, alamat email, dan lain sebagainya
  3. Tuliskan alamat pengiriman barang secara jelas dan rinci
  4. Tulis juga alamat penagihan serta metode apa yang digunakan untuk pembayaran
  5. Berikan nomor dari dokumen purchase order
  6.  Ricikan pesanan yang diajukan, mulai dari nama barang, jumlah barang, spesifikasi barang, sampai harga dan pajak dari barang tersebut
  7. Syarat dan ketentuan lainnya yang wajib diperhatikan jika memang ada

Setiap data dalam dokumen purchase order ini diajukan agar dokumen dapat menjalankan fungsinya dengan sebaik-baiknya.

Hal ini karena nantinya purchase order juga akan masuk dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Sebenarnya, saat ini untuk mengelola segala transaksi bisnis bisa dilakukan lebih mudah karena sudah ada software akuntansi online. Dengan bantuan perangkat lunak ini, segala jenis transaksi dan keuangan bisnis bisa terkelola dengan baik secara digital dan terotomatisasi.

Sistem akuntansi online ini juga sudah bisa ditemukan di Indonesia, yaitu software akuntansi dari RedERP yang tidak hanya membantu mengelola keuangan dan transaksi tapi juga dapat berfungsi sebagai manajemen penjualan dan pelanggan.

Anda dapat mengunjungi websitenya dan mengajukan demo secara gratis untuk tahu lebih dalam mengenai fungsi dari software akuntansi online RedERP.


Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Terima kasih telah berkunjung di blog saya, semoga bermanfaat. Jangan lupa komen ya